Secrétaire Assistant au département juridique et conformité (H/F)

22/11/2023 73031 75009 DESCRIPTIF DE L'OFFRE La/Le secrétaire assistant aura comme missions principales :

La gestion des comités et commissions :



- Organiser et piloter le comité juridique et le comité conformité (une réunion par mois pour chaque Comité):

- Formaliser l ODJ des réunions en coordination avec l équipe, valider le projet avec le Directeur et le Président du comité puis l envoyer à l ensemble des participants.

- Recueillir les notes et annexes, contribuer à la mise en forme finale des notes et le dossier de la réunion.

- Mettre en ligne le dossier avant chaque réunion.

- Organisation de la réunion (réservation de salle, s assurer de la présence des participants ).

- compte rendus et documents de synthèse en vue de leur mise en ligne sur l'extranet.).



- Assurer la gestion des Commissions /groupes de travail : calendrier, invitation au réunion, réservation de salles.

- Jouer un rôle d'alerte et de relance par rapport aux délais et échéances liés aux événements récurrents gérés au sein du service (réunions et comités).

- Mettre à jour les groupes de travail ainsi que les listes de contacts adhérents participants aux comités ou groupes de travail (utilisation d Excel).



L'assistanat :



- En septembre, fixer les calendriers des comités pour l'année suivante avec les assistantes des Présidents des Comités.

- Gérer les agendas et les plannings des membres de l'équipe.

- Suivre les consultations françaises et européennes et les réponses données par la Fédération et autres grands acteurs.

- En fin d''année, gérer l ensemble des déjeuners adhérents (envoyer les invitations, gérer les réponses, préparer les commandes de menus, assurer la logistique), commander les cartes de vœux et cadeaux adhérents et s'occuper de la logistique liée à leur envoi.

- Organisation des déplacements.



Le renfort autres départements



- Vous interviendrez en renfort auprès des assistantes d autres départements, en fonction des besoins de l activité.

- Vous serez en trinôme avec deux autres assistantes de départements afin d assurer une continuité d activité, notamment en période de congés. PROFIL Nous recherchons une personne ayant un niveau de formation Bac + 2 en assistanat, ayant un bon relationnel, étant rigoureuse et autonome. Vous maîtrisez le pack office et avez une expérience confirmée et réussie sur un poste similaire et de préférence au sein d un service juridique. Votre niveau d'anglais est opérationnel. Des tests sont à prévoir au cours du processus (orthographe et pack office). RéMUNéRATION 30k/35k€ selon profils